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档案不在上海，是积分申请中最常见的卡点之一。档案不在上海不影响申请，但必须通过正规流程调档到上海人才中心核查，否则无法进入审批环节。下面用具体步骤说清如何操作。
大多数申请积分的人，档案都在户籍地人才市场或毕业院校，不在上海很正常。人才中心需要核实学历真实性、工作经历连贯性和前置学历完整性，因此调档是积分申请的必经流程，不可跳过。
关键原则：档案必须通过“机要通道”公对公转递，个人不得自带或快递，否则人才中心有权拒收。
第1步：确认档案当前存放地（提前自查）
正式申请前，先查清档案在哪里，避免流程卡住。常见存放地优先级如下：
| 优先级 | 查询方向 | 说明 |
|---|---|---|
| 第一顺位 | 户籍地人才市场/人才服务中心 | 毕业后最常存放的位置 |
| 第二顺位 | 毕业院校或学校所在地人才市场 | 户籍地查不到则回学校问 |
| 第三顺位 | 曾任职的国企/事业单位 | 有档案保管资质的单位可能留存 |
| 特殊情形 | 迁过户口的 | 档案可能随迁到新户籍地，也可能留在原籍，两边都需查询 |
提前把存放单位全称、地址、联系电话、档案接收部门记录下来，后续提供给上海人才中心开具调档函。
第2步：单位申请调档函（1-2个工作日）
调档函是启动调档的唯一凭证。流程如下：
◼由用人单位向注册地所在区人才服务中心提出申请
◼人才中心开具《流动人员人事档案调档函》（俗称外调函）
◼调档函通常为两联，均需送到原档案保管地
第3步：送交调档函至原档案保管地
将调档函送至档案所在地（可委托他人代办），对方审核后出具《档案转出通知单》。
注意事项：
档案必须通过机要通信方式寄往上海，不可用普通快递或EMS
转递周期一般5-10天
本人不可自带档案，任何自行携带均视为“死档”，人才中心拒收
第4步：上海人才中心核档
档案到达上海后，区人才中心会逐一核查材料完整性和真实性。如发现缺失，会通知补件
档案不在上海没关系，按“确认存放地→单位申请调档函→送交函件→机要寄送”四步走即可。档案不能自持、不能快递、不能拆封。调档前建议先自查档案所在机构和材料完整性，省得后续补件耽误时间。
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